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Manuale Operatore – Import Dipendenti
Benvenuto nel manuale operativo dedicato alla gestione e all’importazione dei dipendenti all’interno del sistema aziendale. Questo manuale ti guiderà passo passo nelle operazioni principali, tra cui:
- Preparare e caricare correttamente i file dei dipendenti.
- Comprendere le regole di validazione dei dati.
- Gestire mansioni e funzioni associate a sedi e aziende.
- Interpretare i report di importazione e correggere eventuali errori.
Seguendo attentamente questa guida, potrai evitare errori comuni e garantire che tutti i dati dei dipendenti siano coerenti, aggiornati e correttamente associati alle rispettive sedi.
Flusso operativo per l'import dei dipendenti
Per accedere alla vista di import dei dipendenti cliccare il tasto in alto a destra importa dipendenti
Scaricare il template
- Premere al pulsante Scarica template nella maschera di import.
- Il template contiene tutte le colonne richieste (nome, cognome, CF, email, mansione, funzione, ecc.).
- NON MODIFICARE I NOMI DELLE COLONNE: eventuali modifiche provocheranno errori durante l’import.
Compilare il file
- Inserire i dati dei dipendenti rispettando i seguenti punti:
- CF: maiuscolo, senza spazi o caratteri speciali. Deve rispettare la validità formale.
- Email: deve essere valida secondo lo standard RFC.
- Mansione ID: obbligatoria e deve essere associata alla sede corretta.
- Funzione ID: opzionale, ma se inserita deve essere valida per l’azienda.
- Tutti gli altri campi devono rispettare le regole del formato (data, telefono, comune, ecc.).
Caricare il file
- Cliccare sul pulsante Seleziona il file nella modale di importazione.
- Verificare che il file sia un CSV e non un altro formato.
- Cliccare Inserisci per avviare l’import.
- Il sistema esegue controlli automatici sui dati: CF duplicato, email duplicata o non valida, mansione non associata alla sede, ecc.
Visualizzare il report di importazione
- Dopo l’import, verrà mostrato un report con lo stato di ciascun dipendente:
- OK → Dipendente inserito correttamente.
- ERR → Errore nei dati (es. CF mancante, mansione non valida).
- Gli errori vengono riportati con messaggi chiari, nella colonna Note, per correggere il File.
⚠️IMPORTANTE: Dopo aver completato l'import dei dipendenti, scarica sempre il report. Il report contiene tutte le righe lette dal file e segnala eventuali errori. Se non lo scarichi subito, i dati non rimangono in memoria e non potrai recuperarli.
Gestione degli errori residui
- Dopo l’import, se il report segnala solo pochi errori su alcune righe, si consiglia di inserire manualmente quei dipendenti direttamente nell’interfaccia.
- Questo evita di dover correggere e rieseguire l’intero file, riducendo il rischio di duplicati o confusione.
Errori principali
Questa sezione raccoglie i principali errori che possono comparire durante l'import dei dipendenti tramite CSV e cosa significano.
| Errore | Descrizione | Come risolvere |
|---|---|---|
| CF mancante | Il campo codice fiscale non è stato inserito nel CSV | Inserire il CF corretto per il dipendente |
| CF non valido | Il codice fiscale non rispetta la struttura prevista | Controllare e correggere il CF |
| CF già presente | Il codice fiscale è già presente nel database | Verificare se il dipendente è già registrato |
| Email non valida | L’indirizzo email non rispetta il formato standard | Correggere l’email nel CSV |
| Email già presente | L’email è già registrata in un altro dipendente | Controllare eventuali duplicati |
| Mansione mancante | La colonna “Mansione” è vuota | Inserire la mansione corretta |
| Mansione non associata alla sede | La mansione inserita non è prevista per la sede selezionata | Verificare la lista mansioni valide |
| Funzione non valida per questa azienda | La funzione inserita non è prevista per l’azienda selezionata | Controllare la funzione disponibile |